公司電子郵件規定

或許，你曾經遇到過這種人。

　　當交換名片時，對方神色緊張地提醒你說：「拜託你幫我一個忙，名片上這個電郵信箱只能談公事，千萬別談私事。要不然我會被主管約談，影響考績或是年終獎金還是其次，嚴重的話，得罪人資部門，還得背上洩漏企業機密的罪名，捲鋪蓋走人回家給父母養。」

　　你心想：「這人未免太神經質了吧？難道現在還有企業禁止員工用電子郵件談私事嗎？」

　　或者，你曾經看過這樣的情形發生在你公司裡。坐在隔壁的同事突然被叫到經理辦公室，從經理辦公室出來之後，只見在國外受教育、很重視個人隱私權的同事暴跳如雷地說，公司侵犯他的人權──因為以維護企業資訊安全為由，竟然在沒有告知員工的情形下，資管部門獲得上級授權，以監測軟體記錄所有員工電郵的收發狀況。

　　同事之所以被約談，是因為某天在8小時的上班時間內，他的信箱有超過50封電郵進出的紀錄，往來頻率超乎被界定的「常態」。

　　雖然同事堅稱所有信件是他與國外客戶往來確認的信件，但是這個說法似乎不被接受，結果，人資部門發給他一張警告通知函。

過了幾天，一封公文在全公司傳閱，大意是說：

1. 員工使用電子郵件只能用在公事上，不能用在私人用途。一經查證屬實，視同員工洩漏企業機密。

2. 外部傳入公司電郵的檔案除非申請，要不然如果附檔過大，會被防火牆直接擋掉，至於是哪些信件被防火牆擋掉，公司不具有告知義務。

3. 資管部門24小時以監測軟體記錄所有員工使用網路與電郵的情形，每月彙整報告給人資部門，如果被發現有不正常的電郵收發紀錄，會轉給該名員工的最高主管。

　　這就是企業的電子郵件管理政策。只是這家企業在政策公布之前，已經暗地裡守株待兔了很久。

　　為了維護資訊安全以保障客戶隱私，企業除了針對電子郵件訂下種種規定之外，也別忘了著手教育員工，應如何正確地使用電子郵件，讓企業與員工之間