撰寫電子郵件9大重點

Before範例：修改前的7個問題點

問題1

　　別考驗對方的記性，沒有辦法從寄件者的設定判別來者何人，對方不見得記得你是誰，而且很容易被當成垃圾郵件處理。

問題2

　　避免看起來像是垃圾郵件的標題，要不然很容易直接進入資源回收筒。

問題3

　　直接稱呼對方名字，沒有加上職稱頭銜，容易造成沒大沒小的不良印象。不過這要考慮收件者是外商，還是傳統產業，例如製造業、大企業或是日系企業，通常這些企業比外商注重職稱與上下關係。

問題4

　　一開始不寫自己是誰，考驗對方耐性。對方一定要看到最後，或是看寄件者欄位，才能知道你是誰。
問題5

　　Power Point檔案可能很佔據收件者的空間，下載又花時間、又有中毒的危險。

問題6

　　沒有說明回信期限，像在敷衍對方。

問題7

　　最後沒有附上詳細的簽名檔。對方可能認識很多個英文名字叫做Jeff的人，別考驗對方的記性。還有，明明要對方和你聯絡，卻只有留下電子郵件，顯得心口不一、誠意不足。

After範例：修改後的9個重點

重點1 標題

　　標題寫得讓對方非看不可。

重點2 第一行

　　如果改過對方的主旨，可將對方原來的主旨附在電郵內文的第一行，讓對方知道，你是針對哪一個主旨回信。

重點3 開頭

　　文字具有眼見為憑的放大作用，從感謝的話語開始寫，會比較貼心一點。

重點4 換行

　　一行不宜太長，如果掌握不了長度，可試著在句子的標點符號後換行，一個段落大約3～4行，段落與段落之間保持空一行的距離，掌握好每一行與段落的長度，比較能賞心悅目、提升易讀性。

重點5 網址

　　以網址取代附件，避免佔領過多對方的儲存空間。

重點6 部分引用

　　如果對方前一封來信中有詢問事情，不妨引用對方的段落，讓他感覺到你的關心與真誠，但切忌全文引用，以免信件過長。如果無法立即回覆，可自行設定回信期限，可以讓對方知道你的期限以能安心。

重點7 電子簽名

　　運用電子簽名，在可能的範圍之內提供完整的聯絡資訊，讓對方容易找得到你，兼顧企業服務品質與個人公關。

重點8 結尾

　　最後可以用新聞標題的方式，以一行字說明你的近況，可以推薦一本好書，好讓對方了解多一點關於你的個人動態，又不會干擾公事。

重點9 整體長度

　　簡潔有力、清楚表達。